O plano de ação 5w2h é uma ferramenta de gestão, fundamental para estimular a criação e o desenvolvimento de projetos através de perguntas simples, diretas e importantes para compreender a importância daquela estratégia escolhida.
Quem trabalha com vendas ou com qualquer outro tipo de negócio já deve ter passado por alguma situação em que precisava colocar em prática um projeto novo, mas não sabia ao certo por onde começar. O plano de ação 5w2h vem preencher essa lacuna e serve como direcionamento para quem está meio perdido.
Além de servir como um escopo do projeto, a ferramenta também atua como uma fortalecedora da equipe responsável pela execução dos passos, uma vez que todos estarão empenhados e caminhando em uma direção única: o alcance de uma meta e o sucesso da empresa.
O que é plano de ação 5w2h
O nome pode parecer um pouco complicado, mas, na prática, o plano de ação é bem simples e a sua definição também. A sigla, 5w2h, é um resumo das perguntas que devem ser feitas e respondidas pelo gestor. São questões interrogativas em inglês, mas de fácil compreensão.
O que significa os 5W:
What (O quê): o que deve ser feito?
Why (Por quê): por que isso deve ser feito?
Who (Quem): quem deve fazer o quê?
Where (Onde): onde será executado?
When (Quando): quando será posto em prática?
O que significa os 2H:
How (Como): como será feito?
How (Quanto): quanto tudo isso vai custar?
Como você viu, trata-se de uma lista de perguntas, que também servem como um passo a passo, direcionando o gestor e ajudando-o a seguir todas as etapas de uma forma mais organizada, com foco no objetivo, mas sem deixar de pensar em todos os outros pontos que serão impactados.
Como funciona
Como funciona o plano de ação 5w2h na prática? Se a ferramenta é bem simples de entender, a sua aplicação não é diferente. Contudo, exige bastante honestidade do gestor na hora de responder as perguntas, tentando extrair o máximo de informações já que o foco é um resultado positivo e eficaz de verdade. Veja a seguir como fazer:
(What) Defina um objetivo
O primeiro passo é decidir o que a sua empresa está precisando no momento. Pode ser que você encontre vários objetivos, mas é importante focar em um apenas. Assim, é mais fácil focar e alcançar resultados mais rápidos.
Então, pode ser que você queira abrir uma filial, aumentar a loja física, contratar mais funcionários, começar a atuar nas redes sociais etc.
Why (Por que isso deve ser feito)
Esse ponto e o anterior estão interligados. Ou seja, qual é a razão de investir nesse projeto? O que ele pode trazer de bom e lucrativo para a sua empresa? Ter essa definição em mente é importante para não mudar o foco diante da primeira dificuldade.
Conhecer e definir as razões de investir em um objetivo também ajuda a escolher um projeto em vez de outro. Dê prioridade para o que for mais positivo, o que pode impactar mais, o que for mais urgente no momento e que seja mais vantajoso.
Who (Quem vai fazer)
Aqui você vai definir a pessoa ou equipe responsável pela execução desse objetivo. Talvez você precise contratar alguém ou usar um colaborador da empresa. É importante definir quais serão as tarefas de cada um para evitar conflito de informações e de atividades.
Divida a execução do trabalho de acordo com as afinidades e competências de cada profissional. Essa tática também é estratégica porque quem tem o domínio sobre uma atividade vai executá-la em menos tempo, aumentando a produtividade e acelerando os resultados.
Where (Onde será executado)
A sua resposta aqui pode ser: na empresa. Tudo bem, mas tente ser mais abrangente. Há um setor específico onde o trabalho será desempenhado? Precisa acertar algum horário, adicionar um maquinário que não tenha naquele departamento?
When (Quando)
Fase muito importante do projeto que é quando você vai definir o prazo de conclusão dessa ação. Defina um prazo limite para terminar tudo e divida esse período em etapas, também com datas específicas e determinadas.
É essencial mensurar o prazo para que não haja desvio no foco ou para que o projeto não se arraste mais tempo do que deveria. Medir o tempo de execução é prioridade para acelerar outras etapas ou reformular o tempo estabelecido lá atrás.
É importante também pensar em prazos que possam ser cumpridos. A ideia não é se sobrecarregar e marcar tudo para uma semana. Divida todo o projeto em etapas e depois separe essas etapas em tarefas, dando prazos definidos para cada uma delas.
E, claro, não se esqueça de avaliar os resultados após a conclusão de cada fase. É um momento imprescindível porque é nesta hora que você vai encontrar as dificuldades, pontos positivos e negativos, avaliar o que deu certo, o que precisa ser mudado e fazer os ajustes.
How (Como)
Entrando nos 2h, temos o how. Aqui, você vai dizer a forma como esse projeto será realizado. É o momento de esmiuçar as ideias, tirá-las da cabeça e colocar no papel e avaliar cada detalhe. Talvez seja o passo mais complexo porque exige uma quantidade enorme de informações.
Mas, também pode ser simples, dependendo do tamanho do seu projeto. O importante é que, nesse momento, você precisa saber o que deve ser feito para atingir o seu objetivo.
How much (Quanto)
Outro ponto importante é a última pergunta do plano de ação 5w2h que diz respeito ao valor investido. Isto é, quanto a empresa vai gastar ou investir para atingir aquele objetivo definido. Aqui também é interessante saber se esse dinheiro já existe ou se será necessário fazer um empréstimo, solicitar um financiamento ou algo assim.
Também é o momento de incluir esse valor no orçamento da empresa e avisar ao setor de Contabilidade, se for preciso.
Qual a importância de colocar em prática o plano 5w2h
O plano 5w2h é importante para a empresa porque ele oferece uma clareza de informações muito grande. Com ele, o gestor pode visualizar fatores que, até então, estavam escondidos ou sobre os quais ele ainda não tinha conhecimento. Veja a seguir algumas vantagens do 5w2h.
Definição de ações de uma forma concreta
O plano 5w2h oferece ao gestor uma definição ampla e coerente do passo a passo necessário para a conclusão de um projeto. Quando você tira uma ideia da cabeça, deposita em um espaço físico e visualiza aquelas informações, elas se ajustam melhor à sua mente.
Observando o projeto como um todo, visualizando todas as etapas, é muito mais fácil atingir o objetivo porque o que era grande, e às vezes assustador, se torna bem menor, mas plausível, com uma probabilidade maior de ser alcançado.
Clareza de resultados
Respondendo às perguntas do plano de ação, o gestor consegue saber de forma mais precisa o que, de fato, o espera lá na frente. Isso porque ele se antecipa aos acontecimentos, às possíveis falhas, ele se organiza para lidar com imprevistos e está certo do que deseja.
O plano de ação não é uma caixinha de surpresas. Pelo contrário, é uma ferramenta que amplia o acesso à informação e facilita a tomada de decisão com base nesses dados, obtidos com conhecimento técnico, testes e análise de resultados.
Ganho de produtividade
Metas bem elaboradas e estabelecidas de acordo com as necessidades da empresa e a disponibilidade dos funcionários aumentam a produtividade. O plano de ação funciona como um fio condutor, evitando passos aleatórios e incertos, o que gera muito desgaste e poucos resultados.
Quando todos os funcionários sabem o que devem fazer, todo o processo caminha com mais fluidez.
Fortalecimento da cultura organizacional da empresa
Um ponto muito importante que também é reiterado pelo plano de ação é o aspecto da cultura organizacional do negócio. É fácil perceber que quando uma equipe está engajada em algum objetivo em comum, ela se solidifica, se fortalece.
Esse espírito de equipe, de colaboração de grupo, de valorização de resultados é muito importante para que essas pessoas se sintam parte da empresa e não apenas executores de um serviço.
Economia de tempo e de recursos
O plano de ação 5w2h é claro, bem direcionado, preciso e definitivo. Não precisa gastar tempo, dinheiro e nem pessoal em testes ou objetivos não definidos. A ferramenta é usada exatamente para ensinar o melhor caminho, sem atalhos, mas também com menos riscos e menos custos.
Fácil de utilizar
O plano de ação não exige conhecimento técnico, pode ser elaborado e desenvolvido por qualquer pessoa que esteja à frente daquela função. O seu uso é muito simples e também não exige um software ou uma máquina específica.
Trata-se de uma tabela que pode ser criada em um caderno ou em uma planilha no computador. Nela, você acrescenta as interrogativas (5w2h) e abaixo deixa o espaço para as respostas.
O que é plano de ação 5w2h para vendas
O plano de ação 5w2h pode ser usado para vários objetivos e um deles é o aumento das vendas. Nesse caso, os objetivos precisam ser bem estabelecidos uma vez que podem ser muito variáveis. Veja uma lista de exemplos a seguir:
- Aumentar a venda de produto x;
- Aumentar o faturamento geral mensal em 50%;
- Planejar uma promoção;
- Atrair mais clientes para a loja;
- Aumentar a produtividade da equipe de vendas.
Sabendo qual é o seu objetivo, basta aplicar as perguntas e as respectivas respostas. Em seguida, é hora de colocar a mão na massa e buscar os resultados.
A melhor maneira de saber o seu objetivo é fazendo o diagnóstico dos seus resultados atuais. O que merece a sua atenção neste momento? Para cada objetivo, trace um plano com respostas claras, objetivas e bem direcionadas.
O plano de ação para vendas é muito utilizado para treinamento de vendedores, servindo como estímulo para o alcance de metas e aumentando a competitividade saudável e a produtividade. Basta que cada profissional identifique o seu objetivo e trace as metas para alcançá-lo, com base nas perguntas do 5w2H.
Como usar plano de ação 5w2h para um e-commerce
O plano de ação 5w2h para o e-commerce também é eficaz e o seu uso consiste nas mesmas orientações gerais do método. O uso da ferramenta permite alcançar objetivos de forma mais clara, rápida, em tempo hábil e sem sobrecarga de trabalho ou de informações. Vamos a um exemplo prático:
Antes de tudo, crie uma tabela no papel ou no computador e insira as perguntas do plano: What, Why, Who, When, Where, How, How much. Deixe o espaço para as respostas e siga os próximos passos.
What: Qual é o objetivo para o seu negócio online?
Ampliar a entrega para região x.
Why: Por que ampliar a entrega é importante?
Porque vai aumentar a competitividade da empresa, atrair mais clientes, a marca vai se tornar mais conhecida e o faturamento vai crescer. Essa também é uma demanda frequente de algumas pessoas que visitam a loja.
Where: Onde ocorrerá esse projeto?
Na própria empresa, mais especificamente no setor de entrega e logística, envolvendo também o estoque e a produção.
When: Quando tudo vai acontecer?
Previsão de conclusão até o dia 31 de julho. É a partir do segundo semestre que as vendas do meu produto aumentam e eu preciso estar preparada.
Who: Quem será responsável?
Darei a função à Maria e sua equipe porque ela já estudou o mercado, sabe da necessidade e da demanda existente.
How: Como será feito?
Faremos uma grande promoção para divulgar a novidade, aumentaremos a produção, o frete terá valores promocionais também e será definido o prazo de entrega com o setor de logística.
Se não houver um setor específico de logística, é preciso pensar na possível contratação de uma prestadora de serviço.
How much: Quanto vai custar?
Teremos custos com compra de insumos, contratação de pessoal para aumentar a produção, contratação de empresa de logística etc. Será disponibilizado o valor de R$ 5.000,00 mensais.
Conclusão
O plano de ação 5w2h é uma das muitas ferramentas usadas em empresas de todos os portes que tem o objetivo de facilitar a elaboração e a concretização de projetos de curto, médio e longo prazo. Pode ser utilizado para empresas físicas e também para e-commerce, sendo uma alternativa, inclusive, para projetos pessoais.
Para que o resultado seja realmente positivo, é fundamental seguir todas as etapas e responder às perguntas com honestidade e informações detalhadas. E, claro, não vale só criar. É preciso tirar o projeto do papel e colocá-lo em prática de verdade.