Sempre que desejamos atingir algum objetivo é necessário traçar o caminho para chegar até aquele ponto estipulado, bem como as estratégias que serão adotadas.
Isso é o que chamamos de plano de ação.
Além de ser uma necessidade em todas as empresas, uma vez que estão sendo desafiadas constantemente, o plano de ação também é importante para a realização de projetos pessoais.
Veja a seguir mais detalhes sobre o plano de ação, tipos e como usá-lo na prática.
O que é um plano de ação
O plano de ação é o meio utilizado para alcançar algum patamar, seja pela empresa ou por uma pessoa qualquer.
É como se fosse um manual contendo orientações específicas e precisas informando ao interessado o que ele deve fazer para alcançar o que precisa naquele momento.
Por exemplo: se uma empresa X precisa aumentar o seu número de vendas, ela precisa definir de que forma fará isso, quais táticas deverá pôr em prática para conseguir atingir aquela meta.
Também precisa saber quando esse objetivo será alcançado e, após o período estipulado, deve verificar os resultados em busca de falhas que precisam ser corrigidas ou práticas que merecem ser continuadas.
Assim, o plano de ação nada mais é do que um plano de trabalho, uma maneira de executar determinadas tarefas para chegar em um lugar específico.
Contudo, não é tão simples como parece, pois exige bastante planejamento, comprometimento, delegação certa de tarefas, cumprimento de prazos e avaliação constante dos resultados podendo resultar, inclusive, em mudança de objetivos.
O que não é um plano de ação
Como vimos, o plano de ação tem etapas práticas e bem definidas, sempre com foco no alcance do objetivo.
Por isso, é importante ficar atento a essas características para que qualquer tarefa ou compromisso não seja confundido com um plano de ação.
Um plano de ação deve atender a requisitos básicos que deve ser respondidos a partir das seguintes perguntas:
- O que: o que eu quero alcançar nesse momento?
- Por quê: por que isso é importante para mim?
- Onde: onde eu vou desenvolver essas ações?
- Quando: em quanto tempo a meta deve ser atingida e qual o prazo para a execução de cada tarefa?
- Quem: quem estará responsável por cada etapa ou tarefa atribuída?
- Como: de que forma eu preciso agir para atingir o que eu quero?
- Quanto: quais serão os custos dessa operação?
Podemos perceber que o plano de ação é uma estratégia traçada e planejada com detalhes e responsabilidade.
Há um conjunto de etapas com definição clara de funções. Por isso dizemos que um compromisso não é um plano de ação.
Suponha que a sua empresa precisa vender mais e você resolve fazer uma promoção para atrair mais clientes.
Se essa ideia não seguir as etapas listadas acima ela não pode ser considerada um plano de ação. Antes, é preciso saber o quanto você quer vender mais. 30% é o suficiente? Mensure.
Em quanto tempo você deseja aumentar as vendas? Defina uma data para analisar se as suas estratégias deram certo.
Enfim, agir de forma aleatória e desorganizada não caracteriza um plano de ação e, por isso, não pode ser chamado dessa forma.
Outro exemplo: o seu objetivo é passar mais tempo com a família. Uma meta, por si só, não é um plano de ação.
É preciso definir quanto tempo você tem disponível, do que está disposto a abrir mão, quanto tempo deseja ficar com a família, como criar oportunidades para curtir esses momentos etc.
Tipos de planos de ação
O plano de ação é compatível tanto com a vida empresarial quanto com a vida pessoal. Conheça a seguir os dois principais tipos de plano de ação.
Plano de ação empresarial
O plano de ação empresarial é voltado para empresas e tem como objetivos as questões recorrentes em um ambiente corporativo. Assim, um plano de ação empresarial pode apresentar objetivos como:
- Aumentar as vendas em 20%;
- Implantar um sistema de gestão ou logística no prazo de 6 meses;
- Abrir uma filial na cidade x dentro de 2 anos.
Esse tipo de plano de ação é necessário porque ajuda o gestor a identificar todos os problemas ou necessidades da empresa, elencar as prioridades e, a partir daí, buscar a solução para cada questão.
Tudo isso de forma detalhada, organizada, com prazo estipulado e avaliações constantes.
Plano de ação pessoal
O plano de ação pessoal é mais voltado para o indivíduo e os objetivos particulares que ele deseja atingir. Alguns exemplos são:
- Fazer uma pós-graduação no ano que vem;
- Emagrecer 5 quilos até o Carnaval;
- Formar uma reserva de emergência que cubra um ano do meu salário.
Assim como o plano empresarial, o plano de ação pessoal permite que o indivíduo planeje com antecedência as suas metas até transformá-las em conquistas. Ter um cronograma com o passo a passo de cada ação é mais estimulante e eficaz na realização de cada etapa.
Como colocar em prática um bom plano de ação
Agora que você já sabe o que é e o que não é um plano de ação, que tal começar a praticar?
Lembre-se que no início pode parecer um pouco complicado, mas tudo é questão de tempo e de repetição.
Vamos às dicas.
Defina a sua meta para um plano de ação eficiente
O primeiro passo é descobrir aquilo que, no momento, é mais importante para você.
Por mais que você tenha vários planos na cabeça, foque em executar apenas um por vez.
Seja honesto com você e com o que for possível realizar naquele momento.
Decida o que vai fazer para alcançar a sua meta
A hora é de traçar estratégias para atingir o ponto final. Precisa emagrecer? Então talvez você precise melhorar a alimentação e fazer alguma atividade física.
Como adaptar a sua rotina para essas mudanças?
Estipule um prazo atingível
Não adianta querer perder 10 quilos em um mês. Nesse prazo é provável que você consiga perder entre 2 e 3 quilos, e já é uma grande evolução.
Divida as tarefas em partes menores
Quando decidimos algum objetivo, tudo parece muito difícil e distante. Experimente dividir essas etapas em pequenos passos.
Em vez de ler 50 páginas por dia, experimente ler 5 e vá aumentando à medida que for pegando o hábito.
Se para você abrir uma loja online é muito desafiador, comece estudando mais sobre marketing digital, conheça produtos que vendem bem online, descubra como funciona um e-commerce, estude o assunto e vá montando a sua trajetória em pequenas etapas.
Decida quando o objetivo será atingido
Escreva uma data em que o seu projeto finalmente sairá do papel e até lá cumpra as tarefas estabelecidas para alcançar o seu intento.
Quando estipulamos um prazo, fica muito mais fácil dar atenção às etapas que precedem o resultado, além de ser mais estimulante.
Contudo, lembre-se de usar um prazo equilibrado.
Nem longo demais, que pode deixar você desanimado e nem muito apertado porque pode gerar sobrecarga e frustração.
Analise os resultados
De nada adianta planejar, executar e não verificar se há o retorno esperado.
Fiscalize o seu objetivo a cada 15 dias ou mensalmente e veja se precisa fazer ajustes, adiantar ou acelerar alguma etapa, sempre de olho no prazo de conclusão.
Ponha tudo no papel
Visualizar o seu plano de ação é muito importante porque é o seu projeto tomando forma. Usar o papel é apenas uma sugestão.
Você pode preencher uma planilha no computador se preferir.
Ponha todos os dados listados até aqui: objetivo, estratégias, prazo e avaliação do resultado e vá preenchendo cada lacuna com as informações necessárias.
Métodos mais usados para pôr em prática um plano de ação
Existem três conceitos que facilitam bastante a criação e aplicação de um plano de ação. São eles:
Método 5w2h
O método 5w2h já foi falado nesse artigo, mas vamos reforçar um pouco mais as suas características.
O método consiste em 7 perguntas básicas, porém fundamentais para que o gestor possa traçar a sua estratégia para chegar no objetivo que ele espera.
Os 5w são:
What (o que): aqui é definido o objetivo.
Why (por que): aqui você diz por que isso é importante para você ou para a empresa.
Where (onde): aqui é definido o local de ação das estratégias.
When (quando): é estabelecido o período de execução de cada tarefa, final de prazo etc.
Who (quem): aqui deve ser pensado no responsável pela execução de cada tarefa.
Os 2h são:
How (como): como cada procedimento será posto em prática.
How much (quanto): quais serão os gastos de cada empreitada.
É importante que cada um desses pontos seja trabalhado de forma honesta, detalhada e totalmente possível de ser executado. Pensar em cada detalhe é primordial para que no final tudo saia como o planejado.
Ciclo PDCA
PDCA é uma sigla e cada letra representa uma palavra de ação. P (planejar), D(fazer, que em inglês significa “do”), C ( Checar) e A (agir). É um conjunto de 4 etapas:
Planejar: organizar, definir aquilo que você precisa, como tudo deve ser feito, em quanto tempo e quem executará o serviço;
Fazer: colocar a mão na massa, cumprir aquilo que foi estabelecido no planejamento, caminhar em direção ao objetivo;
Checar: verificar como andam as coisas, se está tudo dentro do esperado, se é preciso mudar algo, se as métricas estão sendo alcançadas etc;
Agir: hora de corrigir as falhas encontradas na fase anterior, ajustando estratégias, mudando rotas se necessário, buscando ajuda dentre outras práticas. Tudo em prol do alcance do objetivo traçado.
Como o próprio nome diz, o PDCA é um ciclo e pode ser repetido sempre que a última fase acabar. Dessa forma, todas as suas necessidades estarão sempre em pauta, esperando soluções.
Objetivo Smart
Outro conceito muito comum e extremamente importante no plano de ação é o objetivo smart.
É uma maneira bem interessante e eficaz de definir um objetivo.
De imediato, até pode parecer fácil saber com clareza o que a empresa precisa, qual objetivo ela precisa alcançar.
Mas, o fato é que nem sempre o gestor consegue ter essa visão de forma tão detalhada.
Às vezes até sabe o que precisa corrigir, mas não sabe como mensurar, não sabe se aquele objetivo é de fato a prioridade, o mais importante naquele momento.
O objetivo smart auxilia na criação de um objetivo possível de ser alcançado.
Para isso, basta seguir as cinco etapas definidas no próprio nome. Veja só:
S: Específico (ou Specific, em inglês)
Quer dizer que o seu objetivo deve ser bem definido e não deixar dúvidas na equipe e muito menos em quem terá a obrigação e a responsabilidade de alcançá-lo.
Assim, o seu objetivo não pode ser apenas “vender bastante”. Seja mais detalhista. Que tal “vender duas vezes mais no dia das mães”?
M: Mensurável
Dizer que quer vender muito não é ser específico e nem mensurável.
Por outro lado, dizer que deseja aumentar as vendas em 50% já é um objetivo bem assertivo.
Para que um objetivo seja inteligente ele precisa ser medido para que, dessa forma, seja avaliada a sua progressão.
A: Atingível
Isso quer dizer que o seu objetivo precisa ser acessível.
De nada adianta traçar um plano de ação com o objetivo de “dobrar o número de vendas em 1 dia” sabendo que alcançar esse patamar é praticamente impossível. Não trace metas irreais.
Viva dentro do que é possível. Aprenda a ousar sem excessos.
R: Relevante
O seu objetivo precisa ser importante para o seu negócio.
Lembra que no método 5w2h temos a etapa “why”? Ou seja, por que você quer atingir determinada meta? Por que ela é importante? Decida aquilo que é prioridade.
T: Tempo
A etapa final da criação de uma meta é estipular um prazo para que ela seja alcançada.
Por exemplo: abrir uma filial em dois anos ou começar a entregar para fora da minha cidade em seis meses etc.
Estabelecer uma data é muito importante porque gera aquele sentimento de urgência e de entrega de resultados.
Mais uma vez, é importante lembrar que o tempo precisa ser realista. Nada de datas absurdas que só geram frustração e atrapalham o rendimento, a produtividade e a satisfação da equipe.
O método smart pode ser usado para praticamente todos os projetos da sua vida, tanto pessoal quanto profissional.
É uma ótima maneira de esclarecer a mente e ordenar as ideias, antes de transformá-las em um plano de ação.
Como você viu, o plano de ação é uma estratégia muito importante e muito utilizada dentro do ramo empresarial.
Também é uma prática bastante eficaz para alcançar conquistas pessoais.
O plano de ação nada mais é do que definir um objetivo, traçar as ações necessárias para atingi-lo e estipular um prazo para isso.
Sempre com muito planejamento, organização e responsabilidade. Dessa forma, é muito mais fácil atingir objetivos e garantir ótimos resultados.